Le livre de paie est-il obligatoire ?

L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans minimum (Art. L3243-4 du Code du travail). Le livre de paie est la forme organisée de cette conservation, regroupant tous les bulletins par période.

Quelle est la durée de conservation obligatoire ?

5 ans minimum selon l'article L3243-4. Cependant, il est recommandé de conserver les bulletins plus longtemps (jusqu'à la retraite du salarié) car ils peuvent servir de preuve pour le calcul des droits.

Peut-on conserver le livre de paie en format numérique ?

Oui, l'article L3243-2 autorise la conservation sur support informatique, à condition de garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données. Le PDF est un format reconnu.

Quelle différence entre livre de paie et journal des salaires ?

Le livre de paie est la reproduction intégrale des bulletins (toutes les lignes de cotisations). Le journal des salaires est un récapitulatif synthétique (une ligne par salarié avec les totaux).

Que risque-t-on en cas d'absence de livre de paie ?

L'absence de conservation des bulletins peut entraîner une amende de 450€ par bulletin manquant (contravention de 3ème classe). En cas de litige prud'homal, l'absence de preuve joue en défaveur de l'employeur.

Le livre de paie doit-il être présenté lors d'un contrôle URSSAF ?

L'URSSAF peut demander à consulter les bulletins de paie dans le cadre d'un contrôle. Le livre de paie facilite cette présentation en regroupant tous les documents de manière organisée.

Gratuit Obligatoire 5 ans

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Qu'est-ce qu'un livre de paie ?

Le livre de paie est un document regroupant la reproduction intégrale de tous les bulletins de salaire remis aux employés. Il constitue l'archive légale de l'employeur, devant être conservée pendant au moins 5 ans.

Contrairement au journal des salaires (récapitulatif synthétique), le livre de paie contient le détail complet de chaque bulletin : toutes les lignes de cotisations, les cumuls, les mentions obligatoires.

Obligations légales

Ce que dit le Code du travail sur la conservation des bulletins.

Conservation 5 ans

Art. L3243-4

L'employeur doit conserver les doubles des bulletins pendant 5 ans minimum.

Reproduction conforme

Art. D3243-8

Le livre de paie doit être une reproduction fidèle des bulletins remis aux salariés.

Support numérique

Art. L3243-2

La conservation peut être effectuée sur support informatique dans des conditions de garantie et de confidentialité.

Présentation à l'inspection

Art. L8113-4

Le livre de paie doit être présenté sur demande de l'inspection du travail.

Sanction en cas de non-conservation

L'absence de conservation des bulletins peut entraîner une amende de 450€ par bulletin manquant. En cas de litige prud'homal, l'absence de preuve joue systématiquement en défaveur de l'employeur.

Contenu du livre de paie

Reproduction intégrale de chaque bulletin de salaire.

En-tête bulletin

Informations employeur et salarié, période de paie, convention collective

Rémunération brute

Salaire de base, heures supplémentaires, primes, avantages en nature

Cotisations salariales

Détail complet : URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle, CSG/CRDS

Cotisations patronales

Charges employeur avec assiettes et taux applicables

Net imposable

Base de calcul du prélèvement à la source

Montant Net Social

MNS obligatoire pour les droits sociaux du salarié

Prélèvement à la source

Taux PAS et montant retenu

Net à payer

Somme versée au salarié, date et mode de paiement

Cumuls annuels

Brut, net imposable, heures, congés acquis et pris

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Document imprimable, reproduction fidèle des bulletins

Excel

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Ressources officielles

Conservation bulletins de paie

service-public.fr

Article L3243-4 Code du travail

legifrance.gouv.fr

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